Dépense

Dépense

Sous-poste budgétaire : Budget Express vous suggère une série de sous-postes budgétaires. Choisir le sous-poste budgétaire dans lequel vous désirez effectuer une opération. Les sous-postes budgétaires sont présentés par poste budgétaire pour vous aider à mieux trouver ceux-ci. Si le sous-poste budgétaire que vous désirez inscrire votre dépense n’existe pas, cliquer le bouton « Nouveau » ou aller dans le menu de configuration pour ajouter un ou des sous-postes budgétaires de dépense.

Cliquer sur ce bouton pour créer un nouveau sous-poste budgétaire. Veuillez noter que le nouveau sous-poste budgétaire sera celui affiché pour créer l’opération de dépense après l’avoir enregistré. Toutefois il vous sera possible de changer le sous-poste budgétaire ou d’en créer un nouveau si vous le désirez

 Ajout d’un sous-poste budgétaire de dépense

Poste budgétaire : Indiquer à quel poste budgétaire ce sous-poste sera associé. Si le poste budgétaire que vous désirez utiliser pour cette dépense n’existe pas, aller dans le menu « configuration (voir section sur la création de postes budgétaires dans ce document) » pour le créer.

Image  : Cliquer sur l’image pour ajouter un logo à votre nouveau poste budgétaire.

Nom (obligatoire) : Inscrire le nom du nouveau sous-poste budgétaire

Description (optionnel): Entrer une description pour ce nouveau sous-poste budgétaire, s’il y a lieu. La description sera utilisée dans le menu des opérations et les rapports d’analyses.

Cliquer sur le bouton Ajouter pour ajouter le nouveau sous-poste budgétaire. Après l’ajout du sous-poste, vous serez dirigé dans le menu de l’opération de dépense. Le nouveau poste sera saisi par défaut.

Cliquer sur le bouton Annuler pour ne pas sauvegarder le nouveau sous-poste budgétaire et retourner au menu de l’opération de dépense.

————– Retour à l’écran des opérations de dépense ————–

Description : Entrer une description pour cette opération. La description sera utilisée dans le menu des opérations et les rapports d’analyses.

Montant : Inscrire le montant de dépense reçu pour chaque période de sa fréquence (voir les fréquences ici-bas). Par exemple si la dépense est de 200$ par semaine, inscrire 200.

Fréquence

La fréquence est utilisée pour distribuer dans le temps les montants de dépense.

Choisir la fréquence :

• Mois : Un nombre de mois
• Semaine : Un nombre de semaines
• Jour : Un nombre de jours
• Année : Un nombre d’années
• Bimensuelle : Deux fois par mois. Indiquer les deux dates pour lesquels la dépense sera payée chaque mois (souvent le 01 et le 15).
• Quelques fois : Choisir les dates dans le calendrier pour lesquels la dépense sera payée
• Une seule fois : Choisir la date pour laquelle la dépense sera payée.

À tous les :

Pour les fréquences : Mois, semaine, jour et année, choisir le nombre de fréquences que la dépense sera payée. Par exemple « 2 » la dépense sera payée toutes les deux semaines suivant la date de début indiqué ici-bas. Dans toutes ces fréquences, le défaut est de 1.

Attention, toute opération mensuelle datée un 31 est traitée comme « Fin de mois ».

Tout ce qui est 29 et 30 fonctionnera comme les autres jours sauf pour février.
a) Une opération du 29 du mois, pour février, sera reportée au 1er mars (1 jour plus tard) pour une année non bissextile. Effectuer une exception pour corriger la date, s’il y a lieu.
b) Une opération du 29 du mois, pour février, sera bien le 29 février lors d’une année bissextile
c) Une opération du 30 du mois, pour février, sera reportée au 2 mars (2 jours plus tard) pour une année non bissextile. Effectuer une exception pour corriger la date, s’il y a lieu.
d) Une opération du 30 du mois, pour février, sera reportée au 1er mars (1 jour plus tard) lors d’une année bissextile. Effectuer une exception pour corriger la date, s’il y a lieu.

Fréquence : bimensuelle :

Indiquer les deux dates dans le mois dont la dépense sera payée, dans l’exemple, le 1^er et le 15 de chaque mois. Lorsque la date est toujours la dernière date du mois, choisir « Dernier jour » dans « Et ».

Fréquence : quelques fois :

Choisir dans le calendrier les différentes dates auxquelles la dépense sera enregistrée. Le montant par défaut est celui indiqué dans la case « Montant » de l’en-tête de l’opération, mais il est modifiable pour chacune des dates.

Fréquence : Une seule fois :

Choisir ou inscrire la date unique à laquelle la dépense sera payée.

Date de début : Pour les fréquences, mois, semaine, jour, année et bimensuel, indiquez la date de début pour laquelle la dépense sera payée.

Date de fin : Pour les fréquences, mois, semaine, jour, année et bimensuel, indiquer, s’il y a lieu, la date à laquelle la dépense ne sera plus enregistrée. Attention dans le cas où on ne connaît pas la date ou qu’il n’y en a pas, laisser ce champ libre (voir prochain champ « Pour toujours »).

Pour toujours Oui/Non:  Dans le cas où aucune date de fin n’a été indiquée sur l’opération, vous pouvez laisser le choix « Pour toujours » à « Oui ». Dans le cas où il n’y a pas de date de fin, mais que la dépense n’est pas « pour toujours », indiquer dans le champ suivant (Le temps de faire)  le nombre de paiements de cette dépense. Même si aucune date de fin n’est spécifiée le logiciel arrêtera les versements après avoir atteint le nombre indiqué dans ce champ.

Le temps de faire xxx versement.

Impact

Indiquer le compte de banque ou de crédit dans lequel cette dépense sera payée. Par défaut le système choisit toujours le compte de banque indiqué comme « principal » dans les comptes.

Exception

Les exceptions font référence aux modifications d’une opération journalière. Les exceptions peuvent être effectuées à deux endroits. Directement dans une opération ou dans le calendrier. Important, l’exception permet un changement pour une date en particulier. Pour modifier l’opération au complet, voir la section sur les opérations.

Exception dans les opérations

Pour créer une nouvelle exception de dépense cliquer sur le  dans la section des exceptions d’une opération existante.

L’opération présente toutes les dates journalières prévues pour cette opération . Vous pouvez naviguer entre les dates pour choisir la date exacte de l’exception.

Les exceptions possibles :

• Aucun versement. Mettre l’indicateur à « Oui » pour ne pas créer de versement à cette date.
• Montant de l’exception. Indiquer le montant d’exception pour cette date.
• Date de l’exception. Indiquer la nouvelle date de ce versement.
• Mode de paiement. Changer le mode de paiement prévu de cette opération.

Il est possible d’effectuer des exceptions sur plusieurs cas dans la même exception, par exemple, changer la date et le montant.

Une exception créer toujours une trace, sous la forme suivante . La date indiquée est celle de l’opération originale. Cliquer sur le bouton pour voir ou modifier l’exception.

Exception dans le calendrier

Pour effectuer une exception dans le calendrier, il y a deux possibilités. Pour modifier uniquement la date du versement, vous pouvez déplacer (drag and drop) l’opération d’une date à une autre dans le calendrier. Important, on ne peut pas déplacer le versement dans un autre mois, si vous désirez changer la date du versement pour un autre mois, cliquer sur l’opération journalière.

Pour toute autre exception, cliquer sur la transaction journalière.

Les exceptions permises :

Date : Changer la date de l’opération.

Aucun versement : Changer l’indicateur à « OUI », pour indiquer qu’il n’y aura pas de versement (paiement) à cette date.

Montant planifié : changer le montant planifié de cette opération journalière.

Encaissé par : Modifier le compte d’impact planifié de cette opération.

Pour modifier l’opération globale, cliquer sur . Voir section sur les opérations de dépense pour plus de détail.

Cliquer sur pour Enregistrer l’exception.

Cliquer sur Supprimer pour enlever complètement cette opération journalière. Supprimer l’opération journalière créer une exception et a le même effet qu’aucun versement.

 

 

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